Nutzungsordnung

§1 Zweck der Anwendung myStudy

myStudy (https://mystudy.leuphana.de/) ist ein zentraler internetbasierter Dienst der Leuphana Universität Lüneburg. Er dient zur:

• Erfassung, Planung und Darstellung des Veranstaltungsverzeichnisses
• Raum- und Terminplanung von Veranstaltungen und Lehrveranstaltungen
• Organisation und Unterstützung der Präsenzlehre durch die Bereitstellung von Informations-, Kommunikations-, Distributions- und Anmeldefunktionalitäten

§2 Gültigkeit dieser Nutzungsordnung

Die Nutzung von myStudy setzt das Einverständnis in diese Nutzungsordnung voraus. Die Gültigkeit erstreckt sich auf die Web-Anwendung sowie auf bereitgestellte Webservices und Applikationen für mobile Endgeräte.

§3 Nutzer*innen des Systems

Die Einrichtung eines Benutzeraccounts ist Mitgliedern und Angehörigen der Leuphana Universität Lüneburg vorbehalten.

§4 Einrichtung eines Benutzeraccounts

Die Einrichtung eines myStudy-Benutzeraccounts durch Studierende und Mitarbeiter*innen erfolgt selbstständig. Falls erforderlich unterstützt hierbei die myStudy-Benutzerbetreuung (myStudy-Support).

§5 Pflichten der Nutzer*innen

1. Die Nutzer*innen sind verpflichtet, ihrer Zugangsdaten (Nutzername und Passwort) gegen die unbefugte Verwendung durch Dritte zu schützen und ihr Passwort geheim zu halten.
2. Die Nutzer*innen sind bei der Angabe ihrer Daten zu wahrheitsgemäßen Angaben verpflichtet. Jede spätere Änderung dieser Daten haben die Nutzer*innen im System selbstständig zu aktualisieren.
3. Die Nutzer*innen verpflichten sich, das geltende Recht der Bundesrepublik Deutschland zu beachten und einzuhalten.
4. Nur solche Inhalte dürfen hochgeladen, gespeichert, zum Abruf bereitgehalten und / oder übermittelt, bzw. verbreitet werden, für die die Nutzer*innen die dazu erforderlichen Rechte (insbesondere Urheber- und Leistungsschutzrechte) haben und die keine Rechte Dritter verletzen.
5. Die Nutzer*innen von myStudy tragen die vollständige Verantwortung für ihre Aktivitäten bei der Nutzung.
6. Die Nutzer*innen dürfen myStudy nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere nicht vorsätzlich oder fahrlässig zur rechtswidrigen Übermittlung und / oder Verbreitung von Inhalten über myStudy beitragen.
7. Aktivitäten der Nutzer*innen, die darauf ausgerichtet sind, myStudy funktionsuntauglich zu machen, die Nutzung zu erschweren oder die gespeicherten Daten missbräuchlich auszuspähen, zu manipulieren oder zu löschen, sind verboten und können zivil- und strafrechtlich verfolgt werden.
8. Die Weitergabe der Daten, die durch das System zugänglich gemacht werden, an Dritte sowie deren kommerzieller Gebrauch sind untersagt.

§6 Exmatrikulation von Studierenden

Frühestens 6 Monate nach Exmatrikulation eines Studierenden wird dessen E-Mail-Adresse aus dem E-Mail-System der Leuphana Universität gelöscht. Im Anschluss wird die gelöschte E-Mail-Adresse auch aus dem myStudy-System entfernt und dem / der betroffenen myStudy-Nutzer*in wird die Rolle "Alumni" zugewiesen. Nach einem erneuten Login wird der / die Nutzer*in aufgefordert, eine neue E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Mit der myStudy-Rolle "Alumni" sind viele der myStudy-Funktionen weiterhin nutzbar. Insbesondere die Einsicht in Stundenpläne und Veranstaltungen vergangener Semester bleibt weiterhin möglich.

§7 Löschung eines Benutzeraccounts

Den Benutzer*innen von myStudy steht es frei, jederzeit den eigenen Account zu löschen. Es werden dabei die folgenden Daten gelöscht: Benutzeraccount für myStudy und Moodle, Rollen und Rechte, Newsletter-Abonnements, Stundenpläne mit allen Einträgen und persönlichen Terminen, Sprechstunden und Sprechstundeneinträge.

Bei Lehrenden, die im Adressverzeichnis von myStudy erscheinen, bleiben die persönlichen Daten wie Name, Kontaktdaten, Lebenslauf etc. vorerst zur Archivierung erhalten. Nach 4 Semestern werden dann alle persönlichen Daten bis auf den Namen der Person endgültig gelöscht. Bei Personen, die nicht im Adressverzeichnis erscheinen, wird das Personenprofil sofort und vollständig gelöscht.

Erhalten bleiben Anmeldungen von Studierenden zu Lehrveranstaltungen, Mitteilungen, die in Lehrveranstaltungen oder Newslettern geschrieben wurden, sowie Forumsbeiträge. Die Urheberschaft von Mitteilungen und Beiträge in Foren wird mit [Gelöschter Benutzer] ausgewiesen.

Dateien, die in myStudy hochgeladen wurden, können bei der Löschung eines Accounts optional erhalten bleiben oder gelöscht werden.

Bleibt ein Benutzeraccount 24 Monate inaktiv, so wird dem / der Benutzer*in in einer E-Mail die Löschung des Accounts angekündigt. Erfolgt auf diese Ankündigung innerhalb von 30 Tagen keine Reaktion, wird der Account inklusive der zugehörigen Dateien wie oben beschrieben automatisch gelöscht.

§8 Speicherung persönlicher Daten

Zur Erfüllung des in §1 beschriebenen Zwecks der Anwendung werden personenbezogene Daten gespeichert und für verschiedene Benutzer*innen in verschiedenen Rollen zugänglich gemacht. Diese Daten werden in einer Datenbank gespeichert und dürfen nur zum Zweck dieser Anwendung verwendet werden. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte und ein kommerzieller Gebrauch finden nicht statt.

§9 Welche Daten werden in myStudy gespeichert?

Bei der Einrichtung eines myStudy-Benutzeraccounts werden die folgenden persönlichen Daten erhoben:

Studierende	Gasthörer*innen	Lehrende, Mitarbeiter*innen
Benutzername* Passwort* Vorname* Nachname* E-Mail-Adresse* Telefonnummer Mobilnummer URL der persönlichen Webseite Matrikelnummer* Studiengang* Studiensemester* Major- / Minor-Wahl	Benutzername* Passwort* Vorname* Nachname* E-Mail-Adresse* Telefonnummer Mobilnummer URL der persönlichen Webseite Matrikelnummer*	Benutzername* Passwort* Vorname* Nachname* E-Mail-Adresse* Telefonnummer* Mobilnummer Büro URL der persönlichen Webseite Kurz-CV Kennzeichen für Lehrbeauftragte Kennzeichen für hauptamtlich Lehrende Zuordnungen zu Organisationseinheiten der Universität

(*: Pflichtangaben, ohne die keine Nutzung des Systems möglich ist.)

Im Zuge der Nutzung des Systems werden verschiedene weitere personenbezogene Daten in der zugrunde liegenden Datenbank gespeichert:

Studierende	Lehrende, Mitarbeiter*innen
Stundenplaneinträge Persönliche Notizen im Stundenplan Anmeldungen zu Lehrveranstaltungen Anmeldungen zu Arbeitsgruppen von Lehrveranstaltungen Anmeldungen zu Sprechstunden Abonnements von Newslettern Hochgeladene Dateien Bild (Avatar) Eingereichte Mitteilungen (Newsletter) Mitteilungen an Gruppenmitglieder Mitteilungen Newsletter Forumsbeiträge Logins	Stundenplaneinträge Persönliche Notizen im Stundenplan Mitteilungen an Studierende Angebotene Sprechstunden Abonnements von Newslettern Hochgeladene Dateien Bild (Avatar) Eingereichte Mitteilungen (Newsletter) Forumsbeiträge Zuordnungen zu Lehrveranstaltungen, Modulen, Studiengängen, Organisationseinheiten, etc. Logins

§10 Einsicht in persönliche Informationen von Studierenden

Die folgende Matrix gibt Aufschluss darüber, welche Benutzer*innen persönliche Daten von Studierenden einsehen können:

	Studierende	Lehrende, Mitarbeiter*innen
Bei hochgeladenen Dateien: Vor- und Nachname der Person, die diese Datei bereitgestellt hat, Datum des Uploads (eventuell eingeschränkt durch Passwortschutz)	x	x
In der Sprechstunde: Vor- und Nachnamen der Nutzer, die sich in eine Sprechstunde eingetragen haben	x	x
In der Sprechstunde: Vor- und Nachname, Bild, Matrikelnummer, Studiengang / Major, E-Mail-Adresse der Nutzer, die sich in eine Sprechstunde eingetragen haben, Anlass des Sprechstundentermins		x (nur in der eigenen Sprechstunde)
In den Mitteilungen der Veranstaltung: Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen und Bilder der Nutzer, die in der Veranstaltung angemeldet sind, bzw. sich diese in den Stundenplan eingetragen haben und daher Mitteilungen erhalten		x (nur bei Rechten an der Veranstaltung)
Sofern Gruppen eingerichtet sind, in den Mitteilungen der Veranstaltung: Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen und Bilder der Gruppenmitglieder	x (nur andere Gruppenteilnehmer*innen)	x (nur bei Rechten an der Veranstaltung)
In der Anmeldung der Veranstaltung: Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen, Matrikelnummer, Studiengang, Major / Minor bzw. Fächer und Studiensemester der angemeldeten Teilnehmer*innen. Zeitpunkt und Protokoll der Anmeldung zur Veranstaltung. Status der Prüfungsanmeldungen		x (nur bei Rechten an der Veranstaltung)
In den Arbeitsgruppen der Veranstaltung: Vor- und Nachnamen von Gruppenmitgliedern	x (nur erfolgreich angemeldete Teilnehmer*innen)	x (nur bei Rechten an der Veranstaltung)
In den Arbeitsgruppen der Veranstaltung: Vor- und Nachname, Matrikelnummer, Studiengang und Studiensemester von Gruppenmitgliedern		x (nur bei Rechten an der Veranstaltung)
In allen Foren: Forumsbeiträge, Vor- und Nachname, Zeitpunkt der Beitragserstellung	x	x
Prüfungsliste: Name, Matrikelnummer, Bewertung		x (nur bei Rechten an der Veranstaltung)

Der Geltungsbereich der Rechte von Mitarbeiter*innen im System richtet sich nach der in myStudy vergebenen Rolle:

Lehrende, Tutor*innen und Verwaltungsmitarbeiter*innen haben nur Rechte an Veranstaltungen, die sie selbst erfasst haben oder in denen sie als Lehrperson / Tutor*in geführt werden. Sie können in diesem Fall die oben in der Tabelle dargestellten Daten von Studierenden einsehen. Darüber hinaus können auf Antrag Rechte an weiteren einzelnen Veranstaltungen vergeben werden.

Bei Koordinator*innen und Mitarbeiter*innen mit Modulverantwortung (Rolle Koordinator*in) erweitert sich der Umfang auf alle Veranstaltungen der Module, für die die oben beschriebenen Berechtigungen bestehen. Das System ermöglicht diesen Rollen keine personenbezogenen Auswertungen.

Bei Mitarbeiter*nnen der Studiendekanate und Schools, die Verantwortung für größere Bereiche des Veranstaltungsangebots tragen (Gebiete oder Studiengänge), erweitert sich der Umfang auf alle Veranstaltungen der Studiengebiete und Studiengänge, für welche die oben aufgeführten Berechtigungen bestehen. Das System ermöglicht diesen Rollen folgende personenbezogenen Informationen & Auswertungen:

• Studierendendaten (Matrikelnummer muss bekannt sein):
  • Berechtigung an der Teilnahme zum Vorwahlrecht
  • In myStudy hinterlegte Angaben zu Vorname, Name, Studiengang, Studiengebiet (Major, Minor, Fächer), Studiensemester
  • Studierendendaten des Studierendenservice: Name, Matrikelnummer, E-Mail-Adresse, Studienverlauf
• Anmeldedaten (Matrikelnummer muss bekannt sein): Anmeldeprotokoll

§11 Einsicht in persönliche Informationen von Lehrenden

Die folgenden Daten von Mitarbeiter*innen sind für alle myStudy-Nutzer*innen einsehbar, sofern der / die Mitarbeiter*in für das Adressverzeichnis des Systems freigeschaltet ist:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Mobilnummer
• Büro
• URL der persönlichen Webseite
• Kurz-CV
• Lehrgebiete
• Forschungsinteressen
• Praxisprojekte
• Wichtige Publikationen
• Sprechstunden
• Kennzeichen für Lehrbeauftragte und hauptamtlich Lehrende
• Zuordnungen zu Lehrveranstaltungen, Modulen, Studiengängen, etc.
• Zuordnungen zu Organisationseinheiten der Universität

Vor- und Nachname von Lehrenden werden auch mit Hilfe von Webservices öffentlich zur Nutzung in weiteren Applikationen angeboten (z.B. zur Darstellung auf den Uni-Webseiten).

Die Freischaltung eines Profils für das Adressverzeichnis kann durch die Systemadministration zurückgenommen werden, wenn hierfür triftige Gründe vorliegen. Grundsätzlich ist aber gewünscht, dass alle Kontaktinformationen von Mitarbeiter*innen in myStudy verfügbar sind.

§12 Dauer der Speicherung von Daten und Dateien

Die Speicherung von Daten und Dateien erfolgt in myStudy grundsätzlich ohne eine zeitliche Befristung, dennoch kann myStudy keine Langzeit-Archiv-Funktion für sämtliche Informationen übernehmen. Über myStudy bereitgestellte Materialien sollten daher auch mit Hilfe anderer Datenträger gesichert werden. Dateien, die eine (prüfungs-)rechtliche Relevanz haben (z.B. Studienleistungen, Prüfungsleistungen), müssen an anderer Stelle (z.B. im Studierendenservice) archiviert werden.

§13 Protokollierung von Zugriffen

Die folgenden Zugriffe werden durch die Anwendung protokolliert und folgenden Rollen zur Verfügung gestellt:

	Lehrende, Mitarbeiter*innen	Studiendekanat	myStudy-Administration
Logins mit IP-Adresse und Benutzername			x
Einrichtung eines Accounts mit IP-Adresse			x
Anmeldungen und Bewerbungen (von Studierenden) zu Lehrveranstaltungen durch Studierende, Lehrende und Verwaltungsmitarbeiter*innen mit folgenden Studierendendaten: Name (Akteur) , Name (Studierende), Matrikelnummer, Major / Minor, bzw. Fächer, Studiengang, Studiensemester, Tag & Uhrzeit	x (nur bei Rechten an der Veranstaltung)	x (nur bei Rechten an den Veranstaltungen)	x
Vergabe von Veranstaltungsplätzen durch das Losverfahren	x (nur bei Rechten an der Veranstaltung)	x (nur bei Rechten an den Veranstaltungen)	x
Abmelden von Lehrveranstaltungen durch Studierende, Lehrende und Verwaltungsmitarbeiter*innen		x (nur bei Rechten an den Veranstaltungen)	x
Einrichtung & Bearbeitung von Veranstaltungen und deren Termine durch Lehrende und Mitarbeiter*innen		x (nur bei Rechten an den Veranstaltungen)	x
Löschen von Veranstaltungen			x
Einrichtung, Bearbeitung und Löschen von Anmelderestriktionen und Anmeldekoppelungen		x	x
Einrichtung, Bearbeitung und Löschen von Anmeldeclustern			x
Einrichtung und Bearbeitung von Prüfungen		x	x
Löschung von Prüfungen			x
Anlegen von Personen durch Mitarbeiter*innen			x
Bearbeiten von Modulen			x
Erstes Sehen und letzter Download von Materialien			x
Zugriffe auf die myStudy-Webservices, z.B. durch Mobile Apps			x

Darüber hinaus werden in den Log-Dateien des Systems sämtliche Zugriffe protokolliert. Für die Löschung dieser Daten gelten die gesetzlichen Fristen.

§14 Zugriff auf personenbezogene Daten durch Systemadministratoren

Administratoren des Systems haben grundsätzlich Zugriff auf alle Daten, auch auf die personenbezogenen Daten die in der zugrundeliegenden Datenbank gespeichert sind. Die Benutzerverwaltung des Systems, die ausschließlich Systemadministratoren zugänglich ist, unterstützt die folgenden personenbezogenen Auswertungen:

• Anzahl der Logins
• Datum des letzten Logins
• Anmeldeprotokoll

Darüber hinaus erlaubt das System den Administratoren den Login in jeden beliebigen Benutzeraccount. Zugriffe dieser Art werden nur nach Zustimmung des jeweiligen Benutzers ausgeführt und in diesem Fall protokolliert. Bei Supportanfragen wird ein Einverständnis unterstellt.

§15 Welche persönlichen Daten werden anderen Systemen zur Verfügung gestellt?

Zur Unterstützung der studentischen Lehrevaluation (SLE) werden die E-Mail-Adressen von Studierenden in Zuordnung auf die besuchten Lehrveranstaltungen exportiert. Diese Daten werden zur Durchführung der SLE in das Evaluationssystem importiert und dort weiterverarbeitet, ohne dass Rückschlüsse auf die Person möglich sind.

In den Masterstudiengängen der Lehrämter an Grund-, Haupt- und Realschulen (GHR 300) erfolgt die Anmeldung zur Praxisphase und die Verwaltung von Praktikumsplätzen im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung an der Universität Osnabrück. Der Zugriff auf das Praktikumsportal erfolgt in myStudy. Bei der erstmaligen Anmeldung werden folgende persönliche Daten aus der SOS-Datenbank übermittelt: Geschlecht, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Heimat- und Semesteranschrift, Telefonnummer, Daten zum Studium, Matrikelnummer, Praktikumswahl.