Nutzungsordnung
§1 Zweck der Anwendung myStudy
myStudy (https://mystudy.leuphana.de) ist ein zentraler internetbasierter Dienst für die Leuphana Universität Lüneburg. Er dient zur:
- Erfassung, Planung und Darstellung des Veranstaltungsverzeichnisses,
- Raum- und Terminplanung von Veranstaltungen und Lehrveranstaltungen,
- Organisation und Unterstützung der Präsenzlehre durch die Bereitstellung von Informations-, Kommunikations-, Distributions- und Anmeldefunktionalitäten
§2 Gültigkeit dieser Nutzungsordnung
Die Nutzung von myStudy setzt das Einverständnis in diese Nutzungsordnung voraus. Die Gültigkeit erstreckt sich auf die Web-Anwendung sowie auf bereitgestellte Webservices und Applikationen für mobile Endgeräte.
§3 Nutzer/innen des Systems
Die Einrichtung eines Benutzeraccounts ist Mitgliedern und Angehörigen der Leuphana Universität Lüneburg vorbehalten.
§4 Einrichtung eines Benutzeraccounts
Die Einrichtung eines myStudy-Benutzeraccounts durch Studierende und Mitarbeiter/innen erfolgt selbstständig. Falls erforderlich unterstützt hierbei die myStudy-Benutzerbetreuung (myStudy@uni.leuphana.de).
§5 Pflichten des Nutzers / der Nutzerin
- Der/die Nutzer/in ist verpflichtet, seine/ihre Zugangsdaten (Nutzername und Passwort) gegen die unbefugte Verwendung durch Dritte zu schützen und sein/ihr Passwort geheim zu halten.
- Der/die Nutzer/in ist bei der Angabe seiner/ihrer Daten zu wahrheitsgemäßen Angaben verpflichtet. Jede spätere Änderung dieser Daten hat der/die Nutzer/in im System selbstständig zu aktualisieren.
- Der/die Nutzer/in verpflichtet sich, das geltende Recht der Bundesrepublik Deutschland zu beachten und einzuhalten.
- Nur solche Inhalte dürfen hochgeladen, gespeichert, zum Abruf bereit gehalten und/oder übermittelt bzw. verbreitet werden, für die der Nutzer die dazu erforderlichen Rechte (insbesondere Urheber- und Leistungsschutzrechte) hat und die keine Rechte Dritter verletzen.
- Jede/r Nutzer/in von myStudy trägt die vollständige Verantwortung für seine/ihre Aktivitäten bei der Nutzung.
- Der/die Nutzer/in darf myStudy nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere nicht vorsätzlich oder fahrlässig zur rechtswidrigen Übermittlung und/oder Verbreitung von Inhalten über myStudy beitragen.
- Nutzer/innenaktivitäten, die darauf ausgerichtet sind, myStudy funktionsuntauglich zu machen, die Nutzung zu erschweren oder die gespeicherten Daten missbräuchlich auszuspähen, zu manipulieren oder zu löschen, sind verboten und können zivil- und strafrechtlich verfolgt werden.
- Die Weitergabe der Daten, die durch das System zugänglich gemacht werden, an Dritte sowie deren kommerzieller Gebrauch sind untersagt.
§6 Exmatrikulation von Studierenden
Frühestens 6 Monate nach Exmatrikulation eines Studierenden wird dessen E-Mail-Adresse aus dem Mail-System der Leuphana Universität gelöscht. Im Anschluss wird die gelöschte Mail-Adresse auch aus dem myStudy-System entfernt und dem/der betroffenen myStudy-Nutzer/in wird die Rolle "Alumni" zugewiesen. Nach einem erneuten Login wird der/die Nutzer/in aufgefordert eine neue E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Mit der myStudy-Rolle "Alumni" sind viele der myStudy-Funktionen weiterhin nutzbar. Insbesondere die Einsicht in Stundenplane und Veranstaltungen vergangener Semester bleibt weiterhin möglich.
§7 Löschung eines Benutzeraccounts
Den Benutzer/innen von myStudy steht es frei, jederzeit den eigenen Account zu löschen. Es werden dabei die folgenden Daten gelöscht: Benutzeraccount für myStudy und Moodle, Rollen und Rechte, Newsletter-Abonnements, Stundenpläne mit allen Einträgen und persönlichen Terminen, Sprechstunden und Sprechstundeneinträge.
Bei Lehrenden, die im Adressverzeichnis von myStudy erscheinen, bleiben die persönlichen Daten wie Name, Kontaktdaten, Lebenslauf etc. vorerst zur Archivierung erhalten. Nach 4 Semestern werden dann alle persönlichen Daten bis auf den Namen der Person entgültig gelöscht. Bei Personen, die nicht im Adressverzeichnis erscheinen, wird das Personenprofil sofort und vollständig gelöscht.
Erhalten bleiben Anmeldungen von Studierenden zu Lehrveranstaltungen, Mitteilungen, die in Lehrveranstaltungen oder Newslettern geschrieben wurden, sowie Forumsbeiträge. Die Urheberschaft von Mitteilungen und Beiträge in Foren wird mit [Gelöschter Benutzer] ausgewiesen.
Dateien, die in myStudy hochgeladen wurden, können bei der Löschung eines Accounts optional erhalten bleiben oder gelöscht werden.
Bleibt ein Benutzeraccount 24 Monate inaktiv, so wird dem/der Benutzer/in in einer E-Mail die Löschung des Accounts angekündigt. Erfolgt auf diese Ankündigung innerhalb von 30 Tagen keine Reaktion, wird der Account inkl. der zugehörigen Dateien wie oben beschrieben automatisch gelöscht.
§8 Speicherung persönlicher Daten
Zur Erfüllung des in § 1 beschriebenen Zwecks der Anwendung werden personenbezogene Daten gespeichert und für verschiedene Benutzer in verschiedenen Rollen zugänglich gemacht. Diese Daten werden in einer Datenbank gespeichert und dürfen nur zum Zweck dieser Anwendung verwendet werden. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte und ein kommerzieller Gebrauch finden nicht statt.
§9 Welche Daten werden in myStudy gespeichert?
Bei der Einrichtung eines myStudy-Benutzeraccounts werden die folgenden persönlichen Daten erhoben:
| Studierendewww | Mitarbeiter/innen |
|
Benutzername* Passwort* Vorname* Nachname* E-Mail* Telefonnummer Mobil-Telefonnummer URL der persönlichen Webseite Matrikelnummer* Studiengang* Studiensemester* Major-/Minor-Wahl |
Benutzername* Passwort* Vorname* Nachname* E-Mail* Telefonnummer* Mobil-Telefonnummer Büro URL der persönlichen Webseite Kurz-CV Kennzeichen für Lehrbeauftragte Kennzeichen für hauptamtlich Lehrende Zuordnungens zu Organisationseinheiten der Universität |
(* Pflichtangaben, ohne die keine Nutzung des Systems möglich ist.)
Im Zuge der Nutzung des Systems werden verschiedene weitere personenbezogene Daten in der zugrunde liegenden Datenbank gespeichert:
| Studierende | Mitarbeiter/innen |
|
Stundenplaneinträge persönliche Notizen im Stundenplan Anmeldungen zu Lehrveranstaltungen Anmeldungen zu Arbeitsgruppen von Lehrveranstaltungen Anmeldungen zu Sprechstunden Abonnements von Newslettern Hochgeladene Dateien Bild (Avartar) eingereichte Mitteilungen (Newsletter) Mitteilungen an Gruppenmitglieder Mitteilungen Newsletter Forumsbeiträge Logins |
Stundenplaneinträge persönliche Notizen im Stundenplan Mitteilungen an Studierende Angebotene Sprechstunden Abonnements von Newslettern Hochgeladene Dateien Bild (Avartar) eingereichte Mitteilungen (Newsletter) Forumsbeiträge Zuordnungen zu Lehrveranstaltungen, Modulen, Studiengängen, Organisationseinheiten etc. Logins |
§10 Einsicht in persönliche Informationen von Studierenden
Die folgende Matrix gibt Aufschluss darüber, welche Benutzer persönliche Daten von Studierenden einsehen können:
| Studierende | Mitarbeiter/innen | |
Bei hochgeladenen Dateien: Vor- und Nachname der Person, die diese Datei bereitgestellt hat, Datum des Uploads |
x |
x |
In der Sprechstunde: Vor- und Nachnamen der Nutzer, die sich in eine Sprechstunde eingetragen haben |
x |
x |
In der Sprechstunde: Vor- und Nachname, Bild, Matrikelnummer, Studiengang/Major, E-Mail der Nutzer, die sich in eine Sprechstunde eingetragen haben, Anlass des Sprechstundentermins |
|
x (nur in der eigenen Sprechstunde) |
In den Mitteilungen der Veranstaltung: Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen und Bilder der Nutzer, die in der Veranstaltung angemeldet sind, bzw sich diese in den Stundenplan eingetragen haben und daher Mitteilungen erhalten. |
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x (nur bei Rechten an der Veranstaltung) |
Sofern Gruppen eingerichtet sind, in den Mitteilungen der Veranstaltung: Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen und Bilder der Gruppenmitglieder. |
x (nur andere GruppenteilnehmerInnen) |
x (nur bei Rechten an der Veranstaltung) |
In der Anmeldung der Veranstaltung: Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen, Matrikelnummer, Studiengang/Major und Studiensemester der angemeldeten TeilnehmerInnen. Zeitpunkt und Protokoll der Anmeldung. |
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x (nur bei Rechten an der Veranstaltung) |
In den Arbeitsgruppen der Veranstaltung: Vor- und Nachnamen von Gruppenmitgliedern |
x (nur erfolgreich angemeldete TeilnhemerInnen) |
x (nur bei Rechten an der Veranstaltung) |
In den Arbeitsgruppen der Veranstaltung: Vor- und Nachname, Matrikelnummer, Studiengang und Studiensemester von Gruppenmitgliedern |
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x (nur bei Rechten an der Veranstaltung) |
In allen Foren: Forumsbeiträge, Vor- und Nachname, Zeitpunkt der Beitragserstellung |
x |
x |
Der Geltungsbereich der Rechte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im System richtet sich nach der in myStudy vergebenen Rolle: DozentInnen, TutorInnen und VerwaltungsmitarbeiterInnen haben nur Rechte an Veranstaltungen, die sie selbst erfasst haben oder in denen sie als Lehrperson/TutorIn geführt werden. Sie können in diesem Fall die oben in der Tabelle dargestellten Daten von Studierenden einsehen. Darüber hinaus können auf Antrag Rechte an weiteren einzelnen Veranstaltungen vergeben werden. Bei Koordinatoren und MitarbeiterInnen (Modulverantwortliche, Studiengangsleiter/innen, Studiendekanate), die Verantwortung für größere Bereiche des Veranstaltungsangebots tragen (Module, Gebiete oder Studiengänge), erweitert sich der Umfang an Veranstaltungen, für die oben ausgeführte Berechtigungen bestehen. Das System ermöglicht diesen Rollen keine personenbezogenen Auswertungen.
§11 Einsicht in persönliche Informationen von Lehrenden
Die folgenden Daten von Mitarbeiter/innen sind für alle myStudy-Nutzer/innen einsehbar, sofern der/die Mitarbeiter/in für das Adressverzeichnis des Systems freigeschaltet ist:
- Vorname
- Nachname
- Telefonnummer
- Mobil-Telefonnummer
- Büro
- URL der persönlichen Webseite
- Kurz-CV
- Lehrgebiete
- Forschungsinteressen
- Praxisprojekte
- Wichtige Publikationen
- Sprechstunden
- Kennzeichen für Lehrbeauftragte und hauptamtlich Lehrende
- Zuordnungen zu Lehrveranstaltungen, Modulen, Studiengängen etc.
- Zuordnungen zu Organisationseinheiten der Universität
Vor- und Nachname von Lehrenden werden auch mit Hilfe von Webservices öffentlich zur Nutzung in weiteren Applikationen angeboten (z.B. zur Darstellung auf den Uni-Webseiten).
Die Freischaltung eines Profils für das Adressverzeichnis kann durch die Systemadministration zurückgenommen werden, wenn hierfür triftige Gründe vorliegen. Grundsätzlich ist aber gewünscht, dass alle Kontaktinformationen von Mitarbeiter/innen in myStudy verfügbar sind.
§12 Dauer der Speicherung von Daten und Dateien
Die Speicherung von Daten und Dateien erfolgt in myStudy grundsätzlich ohne eine zeitliche Befristung, dennoch kann myStudy keine Langzeit-Archiv-Funktion für sämtliche Informationen übernehmen. Über myStudy bereitgestellte Materialien sollten daher auch mit Hilfe anderer Datenträger gesichert werden. Dateien, die eine (prüfungs-)rechtliche Relevanz haben (z.B. Studienleistungen, Prüfungsleistungen), müssen an anderer Stelle (z.B. im Studierendenservice) archiviert werden.
§13 Protokollierung von Zugriffen
Die folgenden Zugriffe werden durch die Anwendung protokolliert:
- Logins mit IP-Adresse und Benutzername
- Einrichtung eines Accounts mit IP-Adresse
- Anmeldungen und Bewerbungen zu Lehrveranstaltungen durch Studierende, Lehrende und VerwaltungsmitarbeiterInnen mit folgenden Studierendendaten: Matrikelnummer, Major/Minor bzw. Fächer, Studiengang, Studiensemester
- Vergabe von Veranstaltungsplätzen durch das Losverfahren/Nachrückverfahren
- Abmeldung von Lehrveranstaltungen durch Studierende, Lehrende und VerwaltungsmitarbeiterInnen
- Einrichtung, Bearbeitung und Löschung von Veranstaltungen und deren Termine durch MitarbeiterInnen
- Einrichtung, Bearbeitung und Löschung von Anmeldeclustern, Anmelderestriktionen und Anmeldekoppelungen.
- Anlegen von Personen durch MitarbeiterInnen
- Bearbeitung von Modulen
- Hochladen von Materialien
- Erstes Sehen und letzter Download von Materialien
- Zugriffe auf die myStudy-Webservices, z.B. durch Mobile Apps
Darüber hinaus werden in den Log-Dateien des Systems sämtliche Zugriffe protokolliert. Für die Löschung dieser Daten gelten die gesetzlichen Fristen.
Die Nutzung von myStudy wird mit Hilfe der Web-Analyse-Software Piwik (http://piwik.org/) analysiert. Anders als dies mit anderen kommerziellen oder kostenlosen Analyse-Tools von Dritten möglich wäre, wird diese Software auf dem myStudy-Server selbst betrieben, die anfallenden Daten werden ausschließlich lokal auf dem myStudy-Server gesichert. Gespeichert werden kumulierte, nicht personalisierte Statistiken über die Nutzung des Systems, Anzahl der Zugriffe, technische Voraussetzungen der Nutzer usw., die der Verbesserung des Systems dienen sollen.
§14 Zugriff auf personenbezogene Daten durch System-Administratoren
Administratoren des Systems haben grundsätzlich Zugriff auf alle, auch auf die personenbezogenen Daten die in der zugrundeliegenden Datenbank gespeichert sind. Die Benutzerverwaltung des Systems, die ausschließlich System-Administratoren zugänglich ist, unterstützt die folgenden personenbezogenen Auswertungen:
- Anzahl der Logins
- Datum des letzten Logins
- Anmeldeprotokoll
Darüber hinaus erlaubt das System Administratoren den Login in jeden beliebigen Benutzeraccount. Zugriffe dieser Art werden nur nach Zustimmung des jeweiligen Benutzers ausgeführt und in diesem Fall protokolliert. Bei Supportanfragen wird ein Einverständnis unterstellt.
§15 Welche persönlichen Daten werden anderen Systemen zur Verfügung gestellt?
Zur Unterstützung der Studentischen Lehrevaluation (SLE) werden die E-Mail-Adressen von Studierenden in Zuordnung auf die besuchten Lehrveranstaltungen exportiert. Diese Daten werden zur Durchführung der SLE in des Evaluationssystem importiert und dort weiterverarbeitet, ohne dass Rückschlüsse auf die Person möglich sind.
In den Masterstudiengängen der Lehrämter an Grund-, Haupt- und Realschulen (GHR 300) erfolgt die Anmeldung zur Praxisphase und die Verwaltung von Praktikumsplätzen im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung an der Universität Osnabrück. Der Zugriff auf das Praktikumsportal erfolgt in myStudy. Bei der erstmaligen Anmeldung werden folgende persönliche Daten aus der SOS-Datenbank übermittelt: Geschlecht, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Heimat- und Semesteranschrift, Telefonnummer, Daten zum Studium, Matrikelnummer, Praktikumswahl.
Stand: 14 November 2014